法人様が確認しておくべき交通費精算の流れや注意点とミス防止のポイント

経費精算の中でも特に手間と時間がかかるのが交通費精算です。適切な勘定科目に割り振る必要があることから慎重に作業しなければならず、悩みにもつながります。

一方で、複雑で分かりにくいと悩む方もいるかもしれません。そこで、法人様が確認しておきたい交通費精算の詳細について解説します。

この記事を読むことで交通費精算の流れや、どのようなポイントに注意しておけば良いのかが分かるようになるので、ぜひご覧ください。

交通費精算とは

交通費精算とは、従業員から申請された交通費の内容が正しいか精査し、問題ないと判断した場合に承認・精算することをいいます。経理業務の一つです。

ここでいう交通費とは、業務に必要な移動に伴い発生する費用を指し、通勤や営業活動などで生じるものを含みます。従業員が立替える形で交通費を支払っている場合、それを会社に対して報告し、会社が従業員に支払いをすることによって精算が完了するものです。

企業によって異なりますが、一般的には1ヶ月ごとに交通費精算が行われることになります。

なお、『交通費』の定義は会社によって異なるため、事前に確認することが重要です。たとえば、業務に関連した交通費と通勤手当の両方を合わせて交通費と呼ぶこともあります。

交通費と混同しやすい費用との違い

交通費と混同しやすい費用として、旅費交通費や通勤手当が挙げられます。それぞれどのようなものなのか確認しておきましょう。

旅費交通費との違い

勘定科目「旅費交通費」とは、通常勤務しているのとは異なる場所で業務するにあたり、必要な移動のためにかかる費用のことです。たとえば、普段東京で勤務している方が北海道に出張して業務にあたる場合などが対象となります。

一方、交通費は通常勤務の中で発生する移動費のことです。たとえば、会社から近くの顧客先に向かう際に利用する電車賃やバス代などは旅費交通費ではなく、交通費に該当します。

日常業務に関連した移動にかかる費用は交通費に該当し、遠方への移動や宿泊を伴う費用は旅費交通費と区別されます。

なお、旅費交通費に含まれるのは、新幹線や電車、飛行機などの費用だけではありません。また、宿泊費や日当も旅費交通費に該当します。

また、会社によっては旅費交通費の上限を定めていることもあるので、出張先での全ての費用が旅費交通費の対象となるわけではありません。

通勤手当との違い

交通費や旅費交通費と混同しやすいものとして、通勤手当が挙げられます。通勤手当は、その名称の通り、手当の一種です。

まず、自宅から勤務先に向かう移動には、通勤費が発生します。この通勤費は全額自己負担の場合もありますが、企業によっては全額または一部を通勤手当として負担しています。

公共交通機関である電車やバスなどのほか、自家用車を利用した場合はガソリン代も通勤手当の対象です。通勤手当は各企業が定める福利厚生の一環であり、法律で支給が義務付けられているものではありません。

通勤手当は通勤をするのに必要な費用を補助するための手当であり、交通費は勤務地から業務のために外出するのに必要な移動にかかる費用であるなどの違いがあります。

交通費精算を行う流れ

交通費精算を行う際の流れについて確認しておきましょう。流れを紹介します。

交通費精算書を記載する

業務に関連してかかった交通費は、交通費の領収書を受け取り、それを交通費精算書にまとめて提出することになります。

従業員が交通費を立替える際は、必ず領収書を受け取るよう指示しましょう。

この時、どのような理由でかかった交通費なのかを明確にしておくことが重要です。

たとえば、利用した日時や区間、料金などが分かるようにしておかなければなりません。交通費精算を行う場合はこれらの情報が必要になることを考えて、交通費が発生した際には、メモを取るよう指導すると良いでしょう。

ただ、鉄道やバスのように領収書が発行されない交通手段を選択することもあるでしょう。こういった場合は、領収書が発行されない取引で支出した金額を経費として計上するのに必要な出金伝票を用います。

出金伝票に記載すべき内容は会社によって異なるので、確認しておきましょう。

近年では、交通系ICカードの利用が増加し、領収書が発行されないケースも多くなっています。この場合も、交通費精算書に必要事項を記入して提出する必要があります。

直属の上司に承認を得る

交通費精算書を作成した後は、直接経理担当者に提出するのではなく、まず直属の上司に提出して承認を受けます。

これは、複雑な経費計算をスムーズに行うためにも重要なポイントです。業務内容や移動状況を把握している上司が交通費の確認を行うことで、移動が業務上必要だったかどうかを判断しやすくなります。

上司が確認した結果、不明な点や誤りがあった場合は、この時点で交通費精算書が作成者に差し戻されます。

上司が確認し問題がなければ、交通費が承認されます。その後、経理担当者に対して交通費精算書が提出される流れです。

経理担当者によるチェックを行う

上司から提出された交通費精算書は、経理担当者によってダブルチェックを受けることになります。上司が承認していたとしても、経理担当者による確認で問題があると判断された場合は差し戻しとなるので、修正などの対応を取らなければなりません。

差し戻しとなってしまう主なケースとして、まず社内ルールに沿わない移動が挙げられます。

たとえば、社内ルールで定めている交通費の上限を上回って請求しているようなケースです。また、必要な領収書が添付されていない場合は、添付を求められます。

ほかによくあるのが、選択したルートが不適切である場合も差し戻しの対象となります。原則、交通費精算は最安経路で計算されることになるので、最安経路以外を選択してしまった場合は承認されないことがあります。

ただし、アポイントの時間に間に合わないために速くて交通費が高い経路を選択した場合など、正当な理由がある場合は問題視されないことが一般的です。

このような場合、領収書だけでは状況が分からないため、本人が正確に伝える必要があります。

承認を受けた交通費を精算する

経理担当者によるチェックで特に問題が確認されなければ、従業員に精算金が支給されます。なお、どのような形で支給されるかは会社によって異なるので、会社としてのルールを定めておくと良いでしょう。

現金支給、指定口座への振り込み、翌月の給与との合算支払いなどが一般的な方法です。いつ支払われるか分からないと従業員としても不安に感じてしまうので、支払い日などについてもルールを定めておきます。

交通費精算を行う際の注意点

交通費精算を行う際には、いくつか押さえておくべき注意点があります。うっかり行ってしまいがちなミスもあるので、以下の5つを確認しておきましょう。

勘定科目を確認する

事前によく確認しておく必要があるのが、勘定科目です。勘定科目は非常に複雑であり、分かりにくい部分も多いため、適当に分類しないように注意しましょう。

たとえば、会食に行くため取引先の人とタクシーに乗ってお店に向かった場合に旅費交通費を選択してしまう方がいますが、正しくは交際費です。それから、バス代は交通費ではあるものの、その目的が社内旅行のための貸し切りバス代であれば福利交通費に該当します。

交通費かどうかは移動手段ではなく、その目的を基準に判断すると分かりやすくなります。

また、旅費交通費と出張費を混同してしまうと分かりにくくなってしまうので、この点にも注意が必要です。日常の業務で必要になる近場への移動に伴う交通費と、出張での移動にかかる交通費は、どちらも会計処理上「旅費交通費」に該当します。

ただし、会社によっては日常的な近場への移動と、出張時で異なる交通費の上限を設定しているケースがあるでしょう。そのため一つの勘定科目でまとめて処理してしまうとうまく管理できなくなってしまう恐れがあります。

このようなトラブルを避けるためには、出張費として別途精算する方法が有効です。

詳細な利用経路と運賃を確認する

交通費精算書には、移動にかかった詳細な利用経路と運賃を記載する必要があります。どこからどこまで利用したのか、どのような移動手段だったのか、いくらかかったのかなどを確認しておきましょう。

最安ルートでの精算のみを認める場合は、事前に従業員へ周知しないと、後でトラブルが発生する可能性があります。

消費税を加算しない

領収書には、消費税を含む内税表示のものと、含まない外税表示のものがあります。一般的に公共交通機関の領収書は内税での表示となっているので、消費税を加算しないように注意が必要です。

申請漏れや限度額に注意する

公共交通機関の中には領収書が発行されないものがあり、そういったものは時間の経過とともに支払ったことを忘れてしまうことがあります。申告漏れを防ぐために、交通費精算の申請期限を設定し、期限が近付いた際には従業員へ通知するようにしましょう。

また、公共交通機関を利用する場合、月額15万円までが非課税となる限度額として定められています。この上限を超えないように注意が必要です。車通勤に関しては距離によって限度額が異なるので、確認しておきましょう。

領収書を提出する

交通費について領収書があるものは提出を忘れないようにします。特に交通費が3万円を超えるものや、飛行機など高額な交通手段を選択した場合には領収書を提出しなければなりません。

社内規定で領収書が不要なケースを定めている場合もあります。

領収書が不要となる場合を明確にルール化しておかないと、従業員が混乱する恐れがあります。そのため、具体的なルールを事前に定めておくことが重要です。

交通費精算でミスを防ぐためのポイント

交通費精算はミスが発生しやすいものでもあります。そこで、交通費精算でミスが発生するのを防ぐためには、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

ダブルチェックを行う

基本的なダブルチェックは、上司によるチェックと、経理担当者によるチェックです。もちろん、その前には交通費精算書を作成する本人が正しく書類を作成できているかよく確認しておく必要があります。

金額や領収書の確認は、一人では間違いを見落とす可能性があるため、ダブルチェックは必須です。

社内規定を見直す

ダブルチェックを行う理由は、従業員による不正申請を防ぐためです。ですが、従業員の中には、故意ではなく社内規則が分かりにくいために過失申請を行う場合があります。

すべての従業員が社内規程を明確に理解できるように、規程の見直しを行いましょう。交通費申請の規定を明確化し、従業員から『知らなかった』『分かりにくかった』と指摘される事態を未然に防ぐことが重要です。

例外を承認しない

一度でも例外を認めてしまうと、他の従業員からも同様の対応をお願いされてしまう可能性があります。たとえば、社内規定では交通費精算書の提出期限を明確に定めているものの、それを過ぎてしまったものも受理するような形が挙げられます。

いかなる理由や対象であっても、例外を承認しない姿勢を徹底しましょう。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入すれば、交通費を含むさまざまな経費処理を効率化できます。その際は、ICカードに対応しているシステムを導入しましょう。

領収書をスマートフォンで撮影して申請できるものであれば、従業員の負担も抑えられます。

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交通費精算の方法を確認しておこう

いかがだったでしょうか。日々の業務で発生する交通費に関することや、交通費精算について解説しました。交通費精算の流れや注意点などもご理解いただけたかと思います。交通関係の費用がすべて経費として認められるわけではないため、十分に確認してください。

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