交通費精算がめんどくさい！精算業務を効率化する方法を紹介

企業にとって、切っても切れない業務の一つが従業員の交通費精算です。
工数が多いうえに正確性を求められるため、このような業務を受け持つ担当者様は、少しでも精算業務を合理化して負担を軽減したいですよね。

そこで本記事では、交通費精算を効率化して、経理担当者様の「めんどくさい！」を減らす方法をお伝えします。
煩雑な交通費精算を簡略化し、生産性の向上を目指している企業のご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

交通費精算とは

業務上で移動が必要なとき、公共交通機関やタクシーを利用しますが、一時的にその料金を従業員が立て替えて、あとから精算することを交通費精算といいます。

交通費精算について理解を深めるためには、“電子帳簿等保存制度”について知る必要があります。
この制度は、税務関係の帳簿書類のデータ保存を可能とする、“電子帳簿保存法”に基づいて制定されたものです。
これにより、紙の領収書をスマートフォンで読み取って電子データとして保存できるようになり、さらに電子データの利用明細を領収書として扱えるようにもなりました。
電車やバスなど、領収書が発行されない場合には、交通系ICカードの利用履歴も活用できます。

近年、社会基盤のDX化を推進する波が押し寄せており、交通費の精算においても、例に漏れずデジタル化が進んでいるわけです。

交通費精算の流れ

ここからは、一般的な交通費精算の流れを見ていきましょう。

1. 従業員が交通費を申請する
2. 上司が書類を承認する
3. 経理担当者が書類を精査する
4. 経理担当者から交通費が支払われる

以下で、順を追ってお伝えします。

①従業員が交通費を申請する

出張や営業で生じた交通費の精算には、まず該当の従業員が交通費精算書を作成し、会社に申請することが不可欠です。
その際、申請書類には、訪問先と目的、日時、経路、運賃などを記載します。
記入漏れによって申請が認められないと、申請者も経理担当者も手を煩わせることになるので、経路や運賃はメモに残しておき、確実に不備がないよう心がけましょう。

先述の通り、スマートフォンで撮影した領収書や、交通系ICカードの利用履歴などの電子データにも従来の紙の領収書と同じ効果があるため、うまく活用するのがおすすめです。

②上司が書類を承認する

申請書を作成したら、書類と領収書を上司に提出します。
上司が内容を問題ないと判断すれば、承認印を押すので、そのあとは申請者が経理担当者に書類を回すことになります。

一部の企業では、必要に応じて追加で資料を請求されることによって、交通費の精算が遅滞する可能性があるので、社内の交通費精算のルールをきちんと把握しておきましょう。
また、上司が多忙だと、なかなか申請書を渡す機会に恵まれないことも考えられます。
この場合も、上司のスケジュールを事前に確認しておけば、スムーズに交通費を精算できるかもしれません。

③経理担当者が書類を精査する

上司の承認を得たあと、申請書は経理担当者の手に渡り、書類の精査が始まります。

このとき、日付や経路などの記入漏れやミスはもちろん、最短ルートを使っているか、定期区間を控除しているか、不正な申請ではないかなどを細かくチェックされます。
くわえて、経理担当者は、領収書と申請書の額を照合したのち、仮払金の有無の調査も必要です。
お金に関わる重要な業務なので、複数人でダブルチェックすることも珍しくなく、このような煩雑な作業の末、問題がなければ無事に精算となるわけです。

万が一問題があった場合、申請者に訂正してもらわなければならず、これが期日ギリギリともなれば、経理担当者の負担は計り知れません。
多くの従業員を抱えている企業ならなおさら、こういった現場の負担を軽減させるための取り組みが求められます。

④経理担当者から交通費が支払われる

ここまでのプロセスを経て、ようやく交通費が支払われます。
その際の支給方法は、給与とは別に会社の小口現金から直接手渡されるか、指定の銀行口座への振り込みが一般的です。

また、交通費を支給するタイミングは企業によって異なり、その都度精算するケースや、1か月単位でまとめて支給するケースがあります。

交通費精算をめんどくさいと感じる理由

ここまで、交通費精算の概要と精算までの流れをお伝えしました。

では、多くの経理担当者が、交通費精算を「めんどくさい！」と感じる理由には、どんなものがあるのでしょうか。
煩わしさの主な原因として、以下の内容が挙げられます。

1. 書類の記載項目にミスが多いから
2. 交通費に関する社内規定が曖昧だから
3. 小口現金の管理が大変だから

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

書類の記載項目にミスが多いから

交通費精算が面倒に感じる理由の一つに、申請書の不備が多い点が挙げられます。

出張や営業などで生じた交通費は、一旦従業員が立て替えたのち、会社に戻ってから申請書を作成するのが一般的です。
しかし、ほかの業務が立て込んでいれば、交通費の精算を後回しにしてしまうかもしれません。
それが続くと、提出期日の間際で申請書を作成しなければならなくなります。
時間が経ったことで記憶も曖昧になり、なおかつ急いでいるためミスを誘発してしまうのです。

申請者が作成した書類に記載ミスがあれば、経理担当者はその都度差し戻さなければならず、再提出の催促や再チェックなど、余計な作業が増えてしまいます。
経理担当者は、期日まで余裕がなければさらに時間に追われるため、繰り返しの作業に煩わしさを感じるわけです。

このような記載ミスによる交通費精算の業務量の増加は、経理部門が抱える課題の一つといえます。

交通費に関する社内規定が曖昧だから

経理担当者の頭を悩ます原因には、交通費に関する社内規定が明確化されていない点も含まれます。
社内規定が曖昧だと、従業員は怠慢になりがちで、申請書の提出期日を守らなかったり、自分できちんとチェックしないで提出したりすることもあり得ます。
そうなると、経理担当者の負担が大幅に増えるのは想像に難しくないはずです。

また、多くの企業では、交通費精算のルールを明文化してマニュアルに落とし込んでいますが、これがない企業では従業員に申請フローが周知されません。
人づてに申請方法を聞いて書類を作成するとなると、記載ミスや必要書類の不揃いなどが起こる可能性が高まります。

このような企業の経理担当者においても、繰り返し申請内容の確認作業を強いられることになり、億劫さが増してしまうわけです。

小口現金の管理が大変だから

一般的に交通費は小口現金から各従業員に支給しますが、これの管理には手間がかかり、経理担当者の負担が大きい点も、交通費精算を疎ましく感じる要因の一つでしょう。

申請者には、交通費をすぐに現金で受け取れるというメリットがあるものの、企業にとっては現金を管理する以上、盗難や横領などのリスクを伴います。
小口現金は会社のお金なので、もし1円でもずれていれば、管理を任される経理担当者は、原因を究明できるまで退社することすら許されないケースもあります。

また、入出金の際には、管理帳簿への記載が必須なので、交通費精算の件数が多い場合は、そのぶん負担が大きくなります。
万が一、精算後にミスが発覚すると、申請書類の再確認、再精算にくわえ、帳簿の訂正も必要になるため、より煩雑な作業が求められます。

非常に神経を使う業務ですので、経理担当者は大きなストレスを感じてしまうわけです。

交通費精算を効率化する方法

交通費の精算業務は、ただでさえ工数が多いので、経理担当者が面倒に感じてしまうのも無理はありません。
とはいえ、正確性が求められる業務でもあるため、企業においては、担当者の負担を少しでも軽減して、より業務の生産性を高める取り組みの推進は急務といえます。

そこで、ここからは交通費精算を効率化する方法を3つ紹介します。

1. 申請の際の入力項目を減らす
2. ICカードを利用する
3. 経費精算システムを利用する

以下の内容をご確認のうえ、ぜひ自社にも取り入れてみてください。

申請の際の記載項目を減らす

交通費精算を合理的に進めるための近道は、申請時の記載項目を減らして簡略化を図ることです。
先述した通り、申請書類への記載ミスが多いと、経理担当者には余計な負担がのしかかることになります。

なかでもミスを誘うのが、複数の交通手段を使って出張や営業に出向いた場合です。
タクシー料金やバス代などをまとめて精算する際、利用金額を足し忘れたり、電卓のキーを押し間違えたりして、誤った交通費を記載してしまうかもしれません。
つまり、手書きでの記載項目が多ければ多いほど、内容に誤りが発生する可能性が高まるということです。

このような懸念を拭い去るためには、領収書をデータ化し、まとめて管理する方法が有効です。
交通費の精算に必要な情報をある程度データ化できれば、従業員が手書きで記載する書類の削減につながり、ひいては誤った交通費を支給してしまう心配もなくなります。

ICカードを利用する

近年、当たり前に使われるようになった交通系ICカードは、交通費精算を効率化する際にうってつけのアイテムです。
なぜなら、利用した交通機関やその区間、運賃、日時に至るまで、利用履歴が詳細に残るためです。

会社が所有するPCやタブレットなどに、従業員のICカードの情報を記録しておけば、ICカードを使用した時点で交通費精算に必要な情報が経理担当者に共有されます。
つまり、従業員は交通費の発生に伴う申請書の作成が不要になるのです。
これにより、経理担当者は申請書類の誤りを正す作業が必要なくなるため、交通費精算の工数が減り、負担を大幅に軽減できるわけです。

また、利用履歴が残ることで、不正な申請を排除できる点もメリットでしょう。
このチェックには多大な手間と時間を要しますから、経理担当者にとってはうれしいところです。

経費精算システムを利用する

交通費精算の煩雑な作業を簡略化するなら、経費精算システムの導入も有効だといえます。

クラウド型の経費精算システムを使えば、各従業員の手持ちのスマートフォンから交通費の申請が可能です。
これにより、従業員は申請書の作成のためにわざわざ帰社する必要がなくなり、また申請書の提出が滞るような事態も避けられるはずです。
そうすれば、経理担当者の作業も最小限で済むかもしれません。

さらに、経費精算システムでは、定期区間の金額の控除や、複数の交通機関を利用した場合の自動計算機能が備わっているため、正確な交通費の算出が叶います。
不正防止に役立つほか、経理担当者が懸念しがちな、申請された交通費の正誤を確認する作業を省略できます。

経費精算システムを導入すれば、交通費精算における工数と、経理担当者の負担の大幅な削減に寄与し、業務の効率化につながるはずです。

タクシーの法人利用をお考えの方は、『S.RIDE Biz』

S.RIDE Bizなら、これまで領収書を一枚ずつ集めて管理していた作業が、まるごと不要になります。
企業内でのタクシー利用を一括管理し、毎月の請求書で、まとめて支払うことができます。

また、タクシーの利用履歴もすべてデータとして残せるため、管理体制の強化にもつながります。
インボイス制度や電子帳簿保存法などの、複雑な法令にも対応しております。

S.RIDE Bizを利用するにあたって必要な料金は、月々のタクシー利用料とそれに応じた手数料のみです。
初期費用や月額基本料は0円ですので、必要なときに使ったぶんだけ支払う仕組みとなっています。
経費を抑えつつ、業務の効率化を図りたいとお考えの法人様は、ぜひ導入をご検討ください。

タクシーアプリの法人契約プラン S.RIDE Biz【エスライド ビズ】

交通費精算を効率化するには、精算業務のデジタル化を推進することが大切！

今回は、交通費精算を効率化して、経理担当者の「めんどくさい！」を減らす方法をお伝えしました。

経理担当者が、交通費精算を面倒に感じる要因として、書類の記載ミスや社内規定の曖昧さなどが挙げられます。
これらは総じて、申請書の差し戻しや再チェックなど、本来不要であった作業が発生する発端となっています。

そこで、交通費精算のデジタル化を進めることで、根本的な改善と経理担当者の負担軽減に寄与するわけです。
システムやアプリを導入して、面倒な交通費精算を簡略化しましょう。

法人向けサービスのS.RIDE Bizを導入すれば、タクシー料金の精算を効率化できます。
頻繁にタクシーを利用する企業のご担当者様は、ぜひご検討ください。