会社で交通費のごまかしが発生しやすいケースと予防のための対策

会社の規模を問わず、注意が必要なのが従業員による交通費のごまかし、すなわち不正受給です。会社側でしっかりとした管理ができていないと、不正受給につながってしまうリスクが高まります。

「そもそもどのような方法で行われるの？」「不正受給による交通費のごまかしを防ぎたい」と考えている方のため、この記事では、不正受給の手口や実際に不正受給が発生した場合の対応策を解説します。この記事を読むことによって不正受給の手口・方法や、実際に不正受給が起こってしまった場合の対応、対策ができようになります。

会社の交通費が不正受給によってごまかされるケース

どのような形で交通費をごまかし、不正受給が行われているのでしょうか。ここでは、代表的な手口・方法を5つ紹介します。

住所を偽っている

交通費は、移動距離が長いほど高額になります。これを活かし、本来よりも遠い住所から通勤していると申告し、交通費をごまかしている方がいます。

全く自身と関係のない住所で申告するというよりも、たとえば会社の近くで一人暮らしをしている人が会社よりも遠い実家の住所を申告するようなケースです。

また、入社当初は会社から遠方に住んでいたものの、その後会社近くに引っ越した際に申告せず、遠い住所で交通費を受給し続けた場合も不正受給に該当します。

本人が引っ越しをしていなくても、恋人宅から通勤するようなケースもあります。こういった場合も同様に不正受給です。

給料が少ないために故意に交通費を不正受給してまかなおうとするケースもあれば、悪意なく単純に引っ越したあとの申告を忘れてしまったケースもあるでしょう。しかし、申告を怠り、正しい金額より多く受け取った場合は、意図的でなくても不正受給と見なされます。

通勤経路を偽っている

実際よりも交通費が高額になる通勤経路を報告し、その分の交通費をごまかして受給するケースがあります。

たとえば、Aの通勤経路は通勤時間が短い一方で、交通費が高いとします。一方、会社までの通勤時間は長くかかってしまうものの、交通費は安く抑えられるBの通勤経路があったとします。

実際にはBの通勤経路を選択しているのに、Aで通勤していると報告して、その差額分をごまかして受け取っているようなケースです。

もともとは本当にAの通勤経路を選択していたものの、Bに変更したことを申告せず、そのままAの交通費を受け取っている場合も同様となります。

特に、交通費支給に対する認識が甘い従業員は、通勤経路の変更で交通費が安くなっても申告を忘れることがあります。過失によって発生しやすいトラブルでもあるため、従業員が引っ越しをした場合は通勤経路に変更がないか確認しましょう。

また、現在の通勤経路より効率的な経路がある場合は、変更を検討するよう提案することも有効です。経費削減にもつながります。

自動車通勤や自転車通勤をしている

電車通勤として定期券代の支給を会社から受けているにもかかわらず、電車を使用せず自動車通勤や自転車通勤をしている場合も不正受給となります。

引っ越しで会社が近くなり電車通勤から自動車・自転車通勤に切り替えたにもかかわらず、それを会社に報告せず電車代を不正に受け取り続けている場合も該当します。

架空の交通費を申請している

中には、引っ越しの報告をうっかり忘れて不正受給となったケースもあります。その一方で、架空の交通費を申告するなど、明らかに悪意を持って行われるものも少なくありません。

たとえば、実際には出張していないにもかかわらず、出張したと報告し、その交通費を不正に申請する方法です。また、出張は実際にあったものの、その中に私的な旅行費用を計上して費用を上乗せ請求するケースもあります。

このようなケースは、一度成功すると繰り返す可能性があるため、早期に発見して対策を講じる必要があります。

交通費の申請が重複している

申請の重複によって発生してしまう不正受給もあります。たとえば、すでに支給を受けている定期代でまかなえる経路の移動を行ったものの、その分の交通費を別途請求してしまうケースです。

過失で起こりやすいトラブルではありますが、実際より多くの交通費を請求しているため、不正受給となります。

過失によって長年交通費の申請が重複してしまった場合でも、それが不正受給であることが発覚した際には金額が膨らんでいる可能性もあるため、注意が必要です。

交通費の不正受給が発覚する主な原因

交通費の不正受給はどのようなことがきっかけで明らかになるのでしょうか。主な原因は以下の4つです。

会社の調査が入る

会社側が行った調査によって発覚するケースは多く見られます。たとえば、明らかにもっと通いやすい通勤経路があるにもかかわらず、不自然に遠いルートを申告したケースは発覚しやすいといえます。

近年は、インターネットを使って簡単に路線検索ができる時代です。そのため、少しでも疑わしいと思われた場合は調査が行われ、これをきっかけに不正を行っていたことが明らかになることもあります。

現場を目撃される

たとえば、電車通勤を申告しているのに自転車で通っているのを会社の人間に見られたなど、現場を目撃されたことによって発覚するケースです。不正受給をしていることは同僚から見て不快であるため、告発される可能性が高まります。

また、実際に自身がその現場を目撃したわけではなかったとしても、不正を行っている本人から「自分はこの方法で交通費をごまかしている」などの話を聞き、その情報が会社の耳に入ることも多いようです。

経費削減の流れのなかで発覚する

多くの会社では経費削減に取り組んでおり、それぞれの従業員が正しく交通費を請求しているかチェックしているところもあります。

特に他の従業員と比較して交通費が高額である場合、不正の可能性が高いため調査対象となりやすく、発覚することもあります。

不正受給の物的証拠が残っている

交通系ICカードの利用履歴や使用済みの切符などの物的証拠から、交通費の不正受給が明らかになることもあります。目撃証言のみの場合、『自分ではない』と否認される可能性がありますが、物的証拠があれば否認は難しくなります。

交通費の不正受給が発覚した際の対応

従業員による交通費の不正受給が明らかになった場合、会社はどのように対応すべきでしょうか。以下のような方法があります。

証拠を集める

本人が言い逃れできないように証拠を集めることから始めます。証拠がない状態で先に本人を追及すると、証拠を隠される可能性があるため注意が必要です。

たとえば、他の従業員への聞き取り調査、通勤経路申請書や住所の確認、定期券購入領収書の提出依頼などの方法があります。

本人確認を行う

不正受給の可能性が高いと判断された場合は、上司に報告する前に本人への聞き取り調査を行います。明らかになった不正を責めるのではなく、ヒアリングから行いましょう。

不正受給が発生すると会社としては憤りを感じてしまいますが、必ずしも故意ではなく、過失による可能性もあります。

たとえば、会社としてどこまでの交通費として請求できるのか明確に定めていない場合、本来認められていない部分を請求可能と誤解し、請求してしまう場合もあります。こういったケースに該当する場合、初めから故意であったことを前提として追及するのは問題があります。

なお、過失であり、額も小さい場合は厳重注意に留めるケースも多いようです。

本人が故意に行ったことを認めた場合は、自白内容を書面に書き起こし、その場で本人に署名をさせましょう。その場で署名を求めることで、本人が言い訳を考える余裕を与えず、不正の認識を明確にできます。

一度自白しても署名させるまでに時間が空いてしまうとその間に言い訳を考えられ、署名を拒否される可能性があるため注意が必要です。

上司や監査部門へ報告する

本人確認が取れた後、明らかになった事実を上司や監査部門に報告します。このとき、適切に対応しないと会社側にリスクが発生するため、弁護士への相談も検討しましょう。

返還請求を行う

不正受給を行った従業員に対し、過払い金の返還請求が可能です。ただ、一方的に追及するのではなく、本人に不正受給の事実を認めさせる必要があります。そのためには初期段階で十分な証拠を集めておくことも重要です。

本人の誤解や交通費の計算ミスなどが原因で不正受給が発生した場合、注意や返還で対応することもあります。

処分を決定する

不正受給を行った従業員に対する処分を決定します。両者の合意によって退職を目指す退職勧奨のほか、減給・出勤停止・降格・懲戒解雇などの懲戒処分があります。

退職勧奨は、通常の退職と同様の手続きで進められます。懲戒解雇を行ってしまった場合、社内外で公表されることがあり、不正受給を行った社員がいることが知られてしまうと会社評判に影響する恐れがあります。

このリスクを回避するために選択されるのが退職勧奨です。不正受給の金額は大きいけれど、会社に長年貢献してきた社員であるなどの理由から穏便に不正受給の問題を解決したいような場合は、退職勧奨となることがあります。

一方で、懲戒処分の場合は必ずしも退職を勧められるわけではありません。不正受給した金額が小さく、期間も短い、さらに本人も反省しているようであれば、減給や出勤停止で済ませることもあるでしょう。

一方で、故意によって不正受給を行っており、本人に反省の意思が見られない場合は退職勧告や懲戒処分も一つの選択肢です。ただし、不適切に退職を強要すると不当解雇と判断されてしまう恐れがあるので、慎重に検討しましょう。不当解雇と裁判で判断された場合、会社が敗訴する可能性があります。

不正を行った従業員の情報を公開する際は、見せしめと受け取られないように配慮が必要です。場合によっては職場の空気が悪くなってしまったり、従業員からの信頼を失ってしまったりする恐れがあります。

再発防止策を検討する

不正受給の事実があったということは、管理体制に抜けがあるなどの原因によって不正受給が可能な状態だと判断できます。何も対策を取らずにいるとまた不正受給が繰り返されてしまう恐れがあることから、何が原因で不正受給が行われたのかを明らかにし、再発防止策を検討することが重要です。

たとえば、交通費に関する社内ルールが曖昧である場合は、ルールを強化することが重要です。また、従業員から「うちの会社は監査が甘い」と思われているような場合は、不正受給される確率が高くなってしまいます。

監査を強化し、その結果を従業員に周知することで対応を進めましょう。

交通費の不正受給を予防する方法

従業員による交通費の不正受給を予防するには、どのような対策が必要か検討することが重要です。以下3つのような方法があります。

社内規定を見直す

交通費に関する規則や規定が明確でない場合は、社内規定を見直す必要があります。具体的な不正受給に関する返還方法や罰則について定めておくことも重要です。その後、社内にしっかり周知し、認識を促します。

不正受給というと故意に行われたものと考えられがちですが、過失によるケースも少なくありません。その原因の一つとして従業員の認識不足が挙げられます。うっかり不正受給してしまうリスクを防ぐためには、交通費申請に関するフローを作成することで、従業員にとって分かりやすいものになります。

返還方法を定める際には、本人の同意を得て賃金から控除する仕組みを整えることで、不正受給を防ぐ抑止力となります。

交通費の不正受給では、一般的に一度で大量に不正受給されるわけではありません。ですが、長年にわたって少しずつ不正受給を続け、それが積み重なって大きな金額になることもあります。

このようなトラブルを防ぐためには、不正受給に伴うリスクを従業員に明確に伝え、認識させることが重要です。また、社内規定に沿った形で定期的に調査を行うようにすると従業員側も警戒するので、不正の防止につなげることが可能です。

もし、本人が交通費として請求可能か判断が難しいことがあった場合は、担当者に問い合わせしやすい環境を整えておくのも良いでしょう。社内規定が曖昧であり、担当者への確認も難しいような状況だと自己判断が求められ、結果的に過失による不正受給が起こってしまう恐れがあります。

交通費申請の管理を徹底する

故意に交通費の不正受給を行おうとする人であっても、最初は慎重になるものです。ですが、管理体制が甘く、問題なく不正な申請が通ると味をしめて繰り返してしまう恐れがあります。

交通費申請の管理を徹底し、小さな不正請求も見逃さない体制を整えることが重要です。そのためには、経費精算システムを活用するのも良いでしょう。

会社の中には、手作業で交通費関連の管理を行っているところもあるはずです。ですが、手作業では入力漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。また、処理しなければならない交通費の申請が多い場合、一つひとつをチェックしていくのは難しいことです。

経費精算システムの中には、不正受給防止に役立つ機能として、交通費が最も安く抑えられる経路の検索ができるようなものもあります。交通費の精算を自動化し、適切に管理できる仕組みを導入しましょう。

領収書の提出を義務化する

交通費に関する領収書の提出を義務化しましょう。領収書を確認せず、本人の申告だけで交通費を認めている場合、不正受給が発生しやすい環境を作ってしまいます。

領収書の提出は、従業員にとっても不正を行っていないことの証拠になるため、提出を求めることに大きなデメリットはないはずです。普段から定期券のコピーや領収書などの提出を義務化しておくことをおすすめします。

これは最も基本的な対策であり、領収書の提出を義務化することで交通費の不正受給を防止できる効果が期待されます。

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交通費のごまかしを見逃さないように注意

いかがだったでしょうか。企業として注意しておきたい従業員による交通費の不正受給について紹介しました。不正受給が行われる際の手口や方法、対応などについてご理解いただけたかと思います。

特に小額の不正は発覚しにくいため、徹底した管理が必要です。不正を防止するためには、交通費としてかかった金額の領収書の提示を求めることも効果的です。

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