タクシー代は経費になるのか？用いる勘定科目も解説

ビジネスシーンで利用する機会の多いタクシーですが、その費用は自腹なのか経費精算できるのかは、あらかじめ確認しておきたいポイントです。
また、勘定科目も把握しておけば、経理担当者とやり取りをする際に、話がスムーズに進みます。

そこで本記事では、業務で利用したタクシー代は経費精算できるのか？ という疑問にお答えしたうえで、用いる勘定科目を紹介します。
業務でタクシーを利用することが多い方は、ぜひご覧ください。

タクシー代は経費精算できるのか

前提として、業務で使用したタクシーの代金は、すべて経費として処理することができます。
ただし、経費として認められるには、業務との関連性を示さなければなりません。
くわえて、その費用は企業の経費規定や税法に従い、適切に処理しなければならず、経費精算する際は、領収書や経費報告書の提示が必要です。

タクシー代を経費として申請したい場合は、まず自社の規定を確認したうえで、必要書類を適宜取得しておきましょう。

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タクシー代が経費になるケース

業務内で使用したタクシーの費用がすべて経費になるとはいっても、実際に使用したケースが業務上、正当な理由として認められるか不安に感じる方もいらっしゃるでしょう。

そこで、タクシー代を経費精算できる具体的な2つの場面をご紹介します。

ケース①仕事での移動

まず、挙げられるのは仕事での移動です。

商談や会議での移動はもちろん、顧客のもとへの訪問など、目的はさまざまですが、公共交通機関の利用が不便な場所への移動に、タクシーを使う機会は多いのではないでしょうか。
また、電車やバスなどの公共交通機関は、事故やトラブルによってダイヤが乱れることがあります。
その際の移動手段としても、タクシーは活躍するはずです。
アポイントメントの時間に間に合わせるために、タクシーを利用するのは、十分に正当な理由だといえます。

そのほかにも、資料やノベルティなど、大荷物を持って移動しなければならず、電車での移動が困難な場合など、タクシーを利用して移動せざるを得ない場面もあるでしょう。

このように、業務を円滑に進めるためにタクシーを利用した際の費用は、基本的に経費精算できると考えて問題ありません。

ケース②取引先との接待

会社からの指示で、取引先との飲み会など、接待に参加した際のタクシー代も経費精算が可能です。
これは接待を行う側も、受ける側も同様です。

接待は、取引先との円満な関係を築く一つの手段であり、業務の一環で行うのであれば、その費用は問題なく経費精算できます。

しかし、接待に伴い発生した移動費がすべて経費になるわけではありません。
会社から参加を要請されていない飲み会や、業務との関連性が薄いゴルフなど、その接待が仕事に必要ないことだと判断されれば、経費として認められないケースもあり得えます。
タクシー代を経費精算したいなら、参加する接待が業務なのか、プライベートなのか、線引きを判断しておきましょう。

タクシー代の勘定科目

業務中に使用するタクシーの費用が、経費になることはご理解いただけましたでしょうか？
このタクシー代ですが、利用したシーンによって勘定科目が異なるため、区分を理解したうえで、正しく仕訳ける必要があります。
経費精算する際に、従業員一人ひとりが勘定科目の区分を把握できていれば、経理担当者とのやり取りもスムーズに運ぶはずです。
タクシー代で使用する勘定科目と、適用されるケースを以下の表にまとめましたので、ご参照ください。

【タクシー代の勘定科目の区分】

勘定科目	適用されるケース
旅費交通費	l 業務中の移動 l 視察先での移動 l 出張中の移動 l 接待時の移動（接待を受ける側）
接待交際費	l 接待時の移動（接待をする側）
渡切交際費（給料賃金・給与手当）	l 接待費として従業員にあらかじめ渡された費用

では、それぞれの勘定科目の概要を確認していきましょう。

旅費交通費

旅費交通費は、業務中の移動や、出張でかかった費用を仕訳ける際に用いる勘定科目です。
公共交通機関の遅れや、残業のため終電を逃したなどの理由で、タクシーを利用した場合の費用も旅費交通費に該当します。
また、出張中の宿泊費や転勤者に支給される支度金、自身が接待を受ける際にかかったタクシー代も旅費交通費として計上されるのは、押さえておきたいポイントです。

業務中に利用したタクシーの費用は、基本的にこの旅費交通費に該当すると考えてよいでしょう。

接待交際費

接待交際費は、事業の関係者に対して、もてなしや謝礼に使った費用に用いる勘定科目です。
得意先へのお中元といった贈り物や、会食に招いた際の移動費が該当します。

前項で「接待を受けた際のタクシー代は旅費交通費になる」とお伝えしましたが、一方で、自社が接待を主催する場合においては、接待交際費になります。
当然、接待の席が終わったあとのタクシーでの送迎や、二次会会場への移動で発生した費用も接待交際費にあたるわけです。
接待においては、自身が主催側か、受ける側かによって勘定科目が変わると覚えておいてください。

渡切交際費（給料賃金・給与手当）

渡切交際費（わたしきりこうさいひ）とは、従業員にあらかじめ接待費を渡しておき、事後の支払証明の提出を必要としない費用のことです。
受け取った従業員は、何にいくら使ったのかを報告する義務がないため、領収書の提示は不要です。
そのため、いかなるシーンでタクシーを利用したとしても、その支払いを渡切交際費で済ませることができます。

ただし、渡した金銭の用途が不明瞭になる仕組み上、使用したタクシー代を旅費交通費や接待交際費として計上するわけにはいきません。
渡切交際費として受け取った金銭は、支給された従業員の給料として扱われるため、勘定科目は「給料賃金」や「給与手当」として振り分けられます。

渡切交際費は給料に上乗せされるため、企業としては法人税の面で有利になりますが、受け取った従業員は所得額が増えてしまうので、所得税や住民税の負担が増大します。

個人事業主のタクシー代の取り扱い

個人事業主でも、法人と同じく、業務で使用したタクシー代は経費になります。
タクシーを使った目的によって、勘定科目が旅費交通費と接待交際費に分かれる点も同様です。

一方で、家族旅行や買い物など、プライベートで利用した際のタクシー代は、経費になりません。
個人事業主の場合、仕事とプライベートの境目があいまいになるケースが多いため、税務調査が入った際に指摘されても問題がないよう、証拠を残すことが肝要です。
経費精算する際には、移動の目的や関連する業務内容を記録しておきましょう。
また、スケジュール帳や日報の記録、取引先とのメールのやり取りも証拠資料になります。
これらの証拠資料は、領収書と同様、7年間を目安に保管します。

個人事業主も法人と同様、業務とプライベートでの利用の線引きが必要です。

タクシー代を経費精算する際の注意点

業務中に利用したタクシーの費用は経費精算できるものの、いくつか注意点があります。
トラブルにならないよう、以下の内容を押さえておいてください。

注意点①業務の関連性を証明する必要がある

タクシー代を経費精算する際に、なにより重要なのは、タクシー利用と業務の関連性を証明することです。

たとえば、もしマーケット調査を目的とした視察旅行だったとしても、業務との関連性が示せなければ、プライベートでの出費と見なされても致し方ありません。
そういった事態に陥らないためにも、領収書と一緒に、タクシーを利用した場所や目的をメモに残しておきましょう。
証拠となる情報が残っていれば、経費の精算時に、必要な情報を経理担当者がすぐに把握できるので、スムーズに処理が進むはずです。

なお、メモは特別なフォーマットで別途作成する必要はなく、領収書の裏側や余白部分に記載しておいても、問題ありません。

注意点②小口現金での立替清算を行う際は清算書類を提出する

タクシー代を小口現金で立替清算する場合は、清算書類の提出が必要です。
小口現金とは、業務において日々発生する細々とした出費に備えて、手元に持っておく少額の現金のことです。
社員が立て替えておいた経費を、小口現金を用いて清算することを、立替清算といいます。

小口現金による立替清算は、従業員が簡易的に経費精算できる方法ではありますが、小口現金を管理している経理担当者の処理業務が発生します。
この処理業務に付随して、領収書と併せて、清算書類の提出が求められるというわけです。

小口現金でタクシー代を支払った場合、提出すべき書類の種類が増えると認識しておきましょう。

注意点③緊急事態による通勤は通勤費になる

緊急事態で、職場に急いで通勤するためにタクシーを使った場合の費用は「通勤費」として経費計上します。

通勤費は、従業員が自宅と通常の勤務地のあいだを移動する際に生じた費用に用いる勘定科目です。
所得税の面でみると、旅費交通費は全額非課税になりますが、通勤費は月額15万円以内が非課税となり、扱いが異なります。
15万円を超えた範囲の通勤費は、給与所得と同一視されるため、全額課税対象です。

緊急業務において出勤を命じられ、タクシーを使用した場合の費用は、業務上の必要経費として計上できる点に相違ありません。

注意点④資本金の額によって経費精算の方法が異なる

自身が所属する会社の資本金の額に応じて、損金算入のルールが異なることをご存じでしょうか？
旅費交通費は、全額損金として計上できますが、接待交際費は会社の規模によって上限が設けられており、資本金が1億円以上か否かで区分されます。

資本金が1億円以上の企業は、接待飲食費の50%に当たる費用以外は接待交際費として損金算入することができません。
一方、資本金が1億円以下の中小企業は、損金算入が認められる条件として以下の2つの内、いずれかを選ぶことができます。

資本金1億円以下の企業における、損金算入の条件

1. 年間800万円まで損金算入可能
2. 接待飲食費の50%まで損金算入可能

「年間800万円まで損金算入可能」を選んだ場合は、限度額内であれば、タクシー代も全額損金として計上可能です。
「接待飲食費の50%まで損金算入可能」を選んだ場合、年間の接待交際費が多い企業ほど、損金算入できる額が増えるため、税制上有利になるのです。

接待でタクシーを利用する場合は、自社がどの条件に当てはまるのかを知っておけば、正しく経費精算することができるでしょう。

注意点⑤交通系ICカードのチャージだけでは経費として扱えない

近年、交通系ICカードでの支払いに対応しているタクシーが増えました。
ここで注意したいのは、交通系ICカードにチャージした料金は、そのままでは経費として認められないということです。
経費精算するには、実際にタクシーを利用したうえで、その領収書などの明細が必要になります。
つまり、タクシーの利用を見越して、事前にチャージしておいたとしても、経費として計上できるのは、現にタクシー代を支払ったときだけです。

定期券の購入費用は経費計上できますが、交通系ICカードへのチャージはあくまで前払いなので、扱いが異なります。

効率よくタクシーを配車したい方は、タクシー配車アプリ『S.RIDE』

S.RIDEであれば、お手持ちのスマートフォンでアプリを起動し、ワンスライドするだけで近くのタクシーがすぐ迎えに来てくれます。
迎車地点に選択した地点の位置情報をタクシードライバーに自動で送る仕組みなので、情報入力や位置調整の手間もかかりません。
東京都内を走るタクシーのうち、3台に1台がS.RIDEに対応しており、その利便性の高さから、都内最大級のタクシー配車アプリです。
キャッシュレスによる自動決済を利用すれば、スムーズに降車できます。

そのためお手持ちのクレジットカード情報を登録しておけば、支払い手続きの煩わしさから解放されます。
また、アプリから電子領収書も発行できるので、経費精算が必要なビジネスマンにとっても頼もしい味方として評判です。
タクシーを頻繁に使う方や、スムーズな移動を望む方は、ぜひS.RIDEをご利用ください。

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S.RIDE Bizを利用するにあたって必要な料金は、月々のタクシー利用料とそれに応じた手数料のみです。
初期費用や月額基本料は0円ですので、必要なときに使ったぶんだけ支払う仕組みとなっています。
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タクシーアプリの法人契約プラン S.RIDE Biz【エスライド ビズ】

業務でタクシーを利用した場合、その費用は経費精算できる

本記事では、業務中に利用したタクシー代の、経費としての扱いについて解説しました。

業務でタクシーを利用した場合、その費用は基本的に経費精算できると考えて、差し支えありません。
しかし、余計なトラブルを招かないためにも、業務の関連性を示すための情報を記録しておく必要があります。
領収書とともに、タクシーを利用した場所や日時、目的をメモに残しておきましょう。

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