交通費が経費に認められる条件は？領収書がない場合の対応も確認

経費として認められるものにはさまざまな種類があり、交通費もその一つです。ただ、交通関連の費用がすべて無条件で経費として認められるわけではありません。

「どれが経費として計上できるのか分からない」という方もいるのではないでしょうか。そこで、交通費関連の経費について調べている方のため、押さえておきたいポイントを解説します。

経費として計上できるか不明で困っている方は、ぜひ参考にしてください。

交通費とは

交通費とは、通常業務に関連して発生する移動費用を指します。たとえば、通勤のために自宅から会社まで通うのにかかる電車代や、業務に関連する移動で使う自動車のガソリン代、日々の業務の中で必要な電車・バス・タクシーなどを用いた移動にかかる費用のことです。

交通費と旅費交通費の違い

交通費に似た概念として、旅費交通費があります。

交通費は紹介したように通常の業務において発生する移動費用であるのに対し、旅費交通費とは通常業務以外で遠方に出張するのにかかった交通費と、それに付随する費用のことです。

旅費交通費とは、出張旅費と交通費を合わせたものであり、以下が含まれます。

【旅費交通費に含まれるもの】

• 電車・バス・タクシー代
• レンタカー代
• ガソリン代
• コインパーキングの利用料
• 航空運賃
• 空港使用料
• 有料道路の利用料
• 回数券
• 定期券
• 宿泊費の実費
• 出張日当

旅費交通費に関しては、近距離または短期出張の場合は社内規定に従う形で先に従業員が立替えを行っておき、その後、出張旅費精算書を提出してから実費精算を行うケースが多く見られます。

なお、いずれも旅費交通費の勘定科目で仕分けされるケースが一般的ですが、会社によって規定が異なる場合があります。

交通費は経費にできる？

営業や出張などの業務目的で発生した交通費は、経費として計上できます。正しく経費計上を行うことで節税効果が期待できるため、確実に計上することが重要です。ただし経費として認められるためには、いくつか押さえておかなければならないポイントがあります。

ここでは、会社員とアルバイト、個人事業主について経費計上のポイントを紹介するので、参考にしてください。

会社員の場合

会社員の場合、交通費は基本的に会社から支給されるため、自ら確定申告を行う必要はありません。会社から交通費として支給された部分については所得にはならず、所得税の課税対象外です。

ただ、会社で精算されていない交通費がある場合は、確定申告を行うことで経費として認められる場合があります。確定申告で経費として認めてもらうためには、特定支出控除の条件を満たしていなければなりません。

特定支出控除とは、業務を行うにあたり必要となる費用が一定金額（特定支出）を超えた場合に、その分が所得税から控除される制度のことです。

特定支出が給与所得控除額の2分の1を超える部分が対象です。ただし超えていれば自動的に認められるわけではありません。会社の経理担当者に対し、特定支出に関する証明書の依頼書を提出し、業務に関連する費用であることの証明を受けることが適用の条件です。

確定申告では、給与所得者の特定支出に関する明細書のほか、特定支出に関する証明書とその領収書、給与所得の源泉徴収票の提出が求められます。

アルバイトの場合

アルバイトの場合は、時給制か出来高制かによって、交通費を経費に計上できるかが異なります。

時給制のアルバイトの場合は給与所得控除を受けていることもあり、交通費などの経費の支払いは会社が行っている形です。そのため、自身で確定申告を行っても交通費を別途経費として計上することはできません。

一方、給与ではなく報酬という形で受け取っている出来高制については、給与所得控除が受けられない代わりに交通費は経費として計上することが認められています。確定申告で忘れずに計上しましょう。

ただ、明確な利用状況の提示が求められることから、駐車場の領収書などを保管し、捨てないように注意が必要です。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、交通費が事業に必要不可欠であると判断された場合に限り、経費として計上できます。当然ながら、業務とは関係ないプライベートで使用した交通費は認められません。

中には『どうせバレないだろう』と考え、プライベートで使用した交通費を経費として計上する人もいます。ですが、疑わしいと思われて税務調査が入ってしまった場合、過去の分までさかのぼって調査されるため、十分注意しましょう。

プライベートの交通費を誤って経費に計上しないよう、領収書を普段から明確に区別することが重要です。

交通費に該当する費用

具体的にどういったものが交通費に該当することになるのでしょうか。ここでは、交通費に該当する主な費用を4つに分けて解説します。

電車・バス・タクシー代

電車やバス、タクシーなどを使って移動した場合、これらの利用にかかった費用は交通費に該当します。ただし、原則として領収書がなければ認められません。

電車の場合は切符を購入し、窓口で領収書を発行してもらいましょう。窓口での発行が求められますが、中には自動券売機で発行できるものもあります。

タクシーについても運転手の方に領収書の発行をお願いすることで発行してもらうことが可能です。

バスについては、通常領収書は発行されません。手間ではありますが、営業所に行って発行してもらうか、出金伝票や経費精算書などを利用して対応してください。

注意点として、ICカードで利用料金を支払う場合、プライベートと兼用している場合はチャージ金額が電子マネーとしても利用可能なため、交通費として認められない可能性があります。

また、チャージしただけで経費として認められるわけではありません。チャージしただけではまだ使用していないことから、この段階では仮払金として処理されることになります。実際に利用して交通費が発生した利用時に交通費としての仕分けを行いましょう。

それから、ICカード利用時は利用した区間料金の履歴を残しておくことも大切です。税務調査が入った際に備え、履歴を残しておくことで訪問した事実を証明できます。

注意しておきたいのが、二重計上に関することです。現金をチャージした時点で経費として計上した場合、ICカードでの実際の支払いを再度経費として処理すると二重計上になります。

駐車場代

コインパーキングの利用料金は交通費に分類されます。経費として計上可能なのは、業務と関連するものだけなので注意しましょう。

たとえば、取引先の会社に向かうためや、営業活動のために利用したコインパーキングの駐車場料金などは対象となります。なお、月極駐車場に関しては勘定項目が地代家賃となる点にも注意が必要です。

有料道路代

業務上必要な移動で有料道路を利用することもあるでしょう。有料道路料金も交通費に分類されます。

現金で支払った場合は発行される領収書をなくさないように注意してください。

近年はETC搭載車が増えていますが、ETCの支払いはクレジットカードと紐づいているため、利用明細が必要です。そのため、クレジットカードの利用明細が必要です。

なお、遠方へ出張する際に社用車を用いて有料道路を使用した場合は、旅費交通費に分類されます。

通勤費

会社や営業所に通勤する目的で使用した交通費については、経費として計上できます。

たとえば、各種交通機関の運賃やガソリン代、有料道路料金などが含まれます。自宅から直接出張先に向かう場合は旅費交通費に分類されるので、注意しておきましょう。

なお、会社から通勤手当が支給されている場合、通勤費は経費の対象外となります。また、会社によっては全社員に対して一律で通勤費を支給しているケースもあります。

こういったケースでは徒歩通勤者にも支給されることになりますが、徒歩通勤者に通勤費を支給した場合、その金額は給与として扱われるため、全額が所得税の課税対象となります。

交通費の経費精算における領収書の必要性

交通費を経費として計上しようとした際に、領収書を紛失してしまったケースも考えられます。国や地方公共団体の租税に関する法規である租税法では、領収書がなくても交通費を経費として計上できるとされています。

これは、交通費の中には、領収書が発行されないものもあるためです。

ただし、領収書がないものをすべて経費として認めてしまった場合、会社内で不正が横行してしまう可能性が高くなります。税務署の監査が入った際、交通費として支払ったことを証明できなければ、罰則対象となる可能性があります。

このことから、ほとんどの会社では社内ルールとして領収書の提出を義務として定めています。

領収書がない場合に交通費の経費精算を行う方法

交通費を実際に支払ったものの、領収書がなく証明できないケースが発生することがあります。ただ、本当に交通費として支払っているのであれば、それを認めてもらうためにはどうすれば良いのかチェックしておきましょう。

ここでは、3つの方法を紹介します。

交通費精算書を作成する

交通費精算書とは、従業員が一時的に立替えた交通費を精算する目的で使われる書類のことです。

たとえば、業務に関する外出や出張で発生した交通費を後日精算する際などに利用されています。

多くの会社では、交通費に関する領収書がない場合、交通費精算書の提出をもって経費として認めている形です。企業によって書類に記載が必要な項目は変わりますが、一般的には利用した日付や交通手段、利用区間、金額などを記入して提出します。

なお、書類を提出すればすべて交通費として認められるわけではありません。認められるのは、企業で定めている交通手段や区間を利用した場合のみです。

多くの場合、1ヶ月ごとに精算され、経理担当者が内容を確認します。

出金伝票を作成する

出金伝票とは、会社から支出が発生した際に作成する伝票を指します。交通費については、領収書が発行されない交通費の経費を精算する際に使用されます。

申請日や氏名、摘要、支払い先、勘定科目などを記入しましょう。勘定科目が不明な場合は、経理担当者に確認しましょう。

摘要欄については、利用区間や移動目的を記載しておくと、細かく説明しやすくなります。複数の出金伝票があると、利用日が不明確になる場合があります。そのため、出発地や目的地など、詳しい情報を記載しておきましょう。

領収書がない理由を証明できる書類を提出する

領収書がない場合、税務調査で指摘を受ける可能性があります。

領収書がない場合は交通費として支払った事実が疑われる可能性があるため、証明する書類を用意して提出することが重要です。

交通系ICカードの利用履歴を印刷し、交通費精算書や出金伝票に添付する方法があります。

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交通費が経費になる条件をよく確認しておこう

いかがだったでしょうか。交通費が経費として認められる条件について紹介しました。どういったものが認められるのか、どのような注意が必要かなどについてご理解いただけたかと思います。

交通費がすべて無条件で経費の対象になるわけではないので、注意しましょう。

なお、タクシーについても条件を満たせば経費の対象となります。

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