経理業務を効率化するのに役立つ方法と進め方は？メリット＆注意点も

経理は非常に複雑な業務を担当しなければならないことも多く、日々多くの業務に追われることが多い部署です。

効率化を図りたいと思っていても、現状では難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで、経理業務の効率化について検討している方のため、効率化が難しい理由や実践したいポイントを解説します。この記事では、効率化を進めるための具体的な流れや注意点も解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

経理業務の効率化が難しい理由

「経理業務の効率化ができていないと感じているのであれば、対策を取ればいい」という単純な話ではありません。

以下の理由により、経理業務の効率化が難しいと考えられています。

属人化

経理業務で多くの職場が抱える課題の一つに、属人化があります。

特定の業務が一人の従業員に集中してしまい、特定の従業員しか業務の詳細を把握していない職場も多いのではないでしょうか。

経理業務は専門性が高いということもあり、従業員にすべてが各業務について詳しくなるよりは、担当者を設定して行った方が効率よくなるように感じることもあります。ですが、一部の人間しか対応できない属人化が起こってしまった場合は、担当者が休んだときに大きく業務が滞ってしまう可能性が高いです。

一時的なものであればまだ良いのですが、急に担当者が退職することになってしまった場合などはうまく引き継ぎもできず、その後の業務に大きな問題が発生してしまう可能性も考えられます。

しかし、人手が足りないなどの理由から属人化から抜け出せないケースもあるようです。

アナログ作業の多さ

近年は多くの職場でアナログ作業は減り、業務の効率化が行われています。ですが、経理は紙で取り扱う書類が多いこともあり、なかなかアナログ作業を減らせません。

請求書が紙で届いた場合は、それらもチェックする必要があります。

現在、多くの企業で作業の電子化が進んでいますが、それでも請求書や納品書、領収証を紙でやりとりしているケースは依然として少なくありません。

これらの情報をツールに入力する作業だけではなく、紛失しないように管理するのにも手間や時間がかかるため、作業効率が悪くなります。

また、アナログでなかったとしても、細かい入力作業を手作業で行っているケースも多く見られますが、そのような場合はヒューマンエラーにつながってしまうこともあるでしょう。

ミスを防ぐためには二重チェックが有効ですが、人手不足の職場では負担となり、結果として作業効率が低下する原因となります。

法改正への対応

経理が担当する業務の中にはたびたび行われる法改正の影響を受ける部分もあります。

たとえば、税法や会計基準などが改正された場合は最新のルールを確認し、それに則った形で業務を行わなければなりません。

場合によっては、これまでと異なる形で業務フローを再構築する必要が生じることもあります。新しい体系を構築した直後に法改正が行われると、再び業務フローを変更する必要が生じることがあります。

特に普段から経理業務の効率化ができていない場合は、法改正への対応に充てるための時間が足りず、負担になってしまうことも多いようです。

知識・技能の不足

経理の担当する業務は難しいこともあり、忙しい時期であったとしても他の部署などになかなかサポートをお願いするわけにはいきません。

業務を効率的に進めるためには十分な知識や技能が必要ですが、これらを持つ従業員が不足しているため、業務効率が低下することがあります。

経理業務を効率化する方法

難しいといわれている経理業務の効率化ではありますが、どのような形で取り組んでいけば良いのでしょうか。ここでは、効果的な方法を4つ紹介します。

業務内容の見直し

早い段階で取り組みたいのが、現在行っている業務内容の見直しです。

担当者を増やしても、不要な業務が多く含まれている場合は効率化につながらないことがあります。

実際に見直しを行ってみると、本来であれば必要ないはずの業務を実践していることもあります。たとえば二重チェックで十分なところを三重チェックしていたり、普段の整理整頓がきちんとできていないために必要な書類がどこにあるのか探す作業に時間を取られていたりするケースです。

具体的な効率化につながるフレームワークなどについては後ほど詳しく紹介します。

キャッシュレス化・デジタル化の推進

近年はキャッシュレス化やデジタル化が進められており、経理部門でもこういった対応が求められるようになりました。これは、やはり効率化につながるからです。

全体的にアナログでの作業が多いと感じているのであれば、キャッシュレス化やデジタル化を進めていくことにより、大幅な業務効率の改善が期待できます。切り替えたあとは作業に慣れるまでに時間がかかることもありますが、定着すればアナログ作業と比較して大幅に作業効率が向上する可能性があります。

紙ベースで書類を管理する必要もなくなるので、必要な書類がどこに行ったかわからず探すための時間もかからなくなります。

また、経理の業務の中で時間がかかりやすいのは、現金残高と帳簿残高に差異が発生してしまう問題です。その原因を特定するために多くの人手と時間を割かなければなりません。

こういったトラブルが発生する大きな原因は、小口現金の引き出しや精算、出納管理、残高照会などの作業のほか、これらに付随する業務で発生するヒューマンエラーです。

ですが、キャッシュレス化を進めることで、電子データでのやり取りが可能となり、手作業によるミスを抑えることができます。キャッシュレス化やデジタル化の推進は、優先的に取り組むべき課題といえます。

専門家への相談

業務改善に取り組んでいきたいけれど具体的な方法がわからない場合は、経理業務効率化コンサルティングへの相談を検討しましょう。専門的なノウハウや経験をもとに、各社の業務改善をサポートしてくれます。

具体的にどういったサポートが受けられるかは利用するコンサルティングによって異なるので、よく確認しておきましょう。過去の実績を確認することも重要です。

アウトソーシングの活用

自社だけではどのように対応すれば良いかわからないと感じているのであれば、アウトソーシングを活用してみるのも一つの方法です。

たとえば、経理代行サービスを活用する方法も考えられます。記帳業務や給与計算などのほか、年末調整、決算・申告業務、売掛金・買掛金管理など、幅広い業務を任せられます。社内で対応する業務が少なくなれば、それだけ余裕も生まれやすくなるはずです。

経理業務を効率化する流れ

具体的に経理業務を効率化するには、どのような方法が適しているのでしょうか。おすすめを4つ紹介します。

業務内容を整理する

はじめに行いたいのが、現在行っている業務内容の整理です。各業務を洗い出し、必要な工数を可視化しましょう。

その結果、特定の担当者に業務が集中しているものや、工数が多いものは積極的に効率化を目指すことにより、大幅な改善効果が期待できます。また、不要な作業も判断しやすくなります。

ECRSの原則を活用する

ECRS（イクルス）の原則とは、以下の頭文字を取ったものです。

【ECRSの原則】

• Eliminate（排除）
• Combine（結合）
• Rearrange（再配置）
• Simplify（単純化）

業務内容の整理を先に行うことが重要です。その上で、不要な作業が見つかったら積極的に排除していきましょう。排除のために必要な方法なども同時に検討していきます。

続いて、統合できる業務があれば、まとめて実施するようにしましょう。たとえば、これまで複数人で行っているけれど人手が余っている場合は1人や少ない人数で行う、分割していた作業をまとめるなどの方法です。

他にも、業務工程の入れ替えや担当者の変更によって効率化を目指せる場合は再配置を行います。

単純化では、現在の業務を簡素化し、不要なプロセスを省く方法を検討しましょう。

適切な方法を選ぶ

ECRSの原則を活用することにより、どこをどのように改善していけば良いのかが見えてきます。

この段階まできたら、その改善のために適切な方法を選んでいきましょう。短期間で効果を出そうと無理をすると従業員に負担がかかるため、負担の少ない方法を選択することが重要です。

一般的に効果的とされる方法ではなく、自社の業務改善につながるかどうかで判断していきましょう。

PDCAサイクルを展開する

ある程度取り組んだら、PDCAサイクルを展開していくようにします。

【PDCAサイクル】

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（評価）
• Action（改善）

効果的な方法を計画したら実行し、どのような効果が得られたのか評価を行いましょう。実行の段階で止めてしまうと、業務効率化の効果を正確に評価することができません。

評価の結果、思うような結果につながっていなかったり、他に改善案が出てきたりした場合は再度計画、実行と繰り返していきます。

注意点として、PDCAサイクルを展開する際には、最初に行う『計画』が特に重要です。この計画が業務効率化に結びつかないものであれば、その後の実行や評価もうまく進まない可能性があります。

そのため、はじめからPDCAサイクルを展開しようとするのではなく、業務内容の整理を先に行い、その後にECRSの原則を活用して課題や改善案を明確にしてから取り組むことが重要です。

PDCAサイクルを実践することで、より効果的な形での業務効率化につなげやすくなるでしょう。

経理業務を効率化するメリット

経理業務の効率化は重要と考えられていますが、時間や費用がかかると思い、なかなか着手できないケースも見られます。ですが、効率化により以下のようなメリットがあります。

ヒューマンエラーの減少

経理業務を効率化することで、ヒューマンエラーの減少が期待できます。アナログで業務を行っている場合、ヒューマンエラーが発生する可能性は避けられません。

どれだけその業務に慣れている従業員であったとしても、慣れから発生するうっかりミスや、疲れによって起こしてしまう重大なミスも考えられるでしょう。

作業効率化の一環として業務を自動化できるシステムなどを導入して人の手で行う業務を減らし、ヒューマンエラー減少を目指しましょう。

また、ペーパーレス化を推進することにもつながります。特に計算や入力業務などはヒューマンエラーが発生しやすいポイントなので、これらでミスが起こりやすい場合は大きなメリットが期待できるはずです。

コストの削減

業務効率改善の取り組みを行うというと、コストがかかることを心配してしまいますが、反対にコスト削減につながるやすいメリットがあります。

たとえば、業務改善によってデジタル化を進めると、これまで必要だった各種書類の印刷用紙や印刷コストが削減されます。

さらに、業務改善で従業員の業務時間が短縮されれば、それだけ人件費の節約にもなるでしょう。業務効率の悪さから休日出勤や残業が続いていた場合、これらを解消することで大幅なコスト削減が期待できます。

多様な働き方への対応

近年は、テレワークに対応している企業が増えてきており、多様な働き方が選べるようになりました。業務の中には、必ずしも出勤して行う必要はないものも多くあるでしょう。

ただし、経理では紙ベースの作業が多いため、テレワークの導入が難しい現実があります。しかし、業務効率化によってデジタル化が進めば多様な働き方にも対応しやすくなります。

フレックスタイム制度を導入したり、時短勤務を認めたりすれば、これにより働きやすい環境が整い、優秀な人材の確保にも寄与します。

モチベーションのアップ

業務改善により作業の効率化はできるようになると、従業員にとって働きやすい環境が整います。これにより、従業員のモチベーション向上が期待できます。

自身にとって働きやすい職場であると思えるようになれば、離職のリスクも抑えられるので、会社としては新規採用のコストを削減し、その分従業員に還元することもできるようになります。

この結果、さらなるモチベーションの向上も期待できます。

経理業務を効率化する際の注意点

経理業務の効率化に取り組んでいく際には、いくつか注意しておきたいポイントがあります。特に以下の4点は、実践前に十分確認しておく必要があります。

従業員へのヒアリング

経理業務の効率化を進めていくためには、実際に現場で働いている従業員の声を聞くことが大切です。

独自の判断で業務効率化を進めた結果、現場の従業員にとってかえって働きにくい状況を招いてしまう可能性があります。

担当者を集めて全員にヒアリングするか、または一人ずつヒアリングを行い、問題点を明確にしていきましょう。

費用対効果

費用対効果についてもよく考えておかなければならないポイントです。たとえば、業務効率化を目指して高額で機能性の高いシステムを導入したものの、導入にかかった費用ほどの効果にはつながらなかったというケースもあるでしょう。

ランニングコストや、将来的に機能を追加する際に発生する費用も含めて検討する必要があります。

適したツール・システム・業者の選定

導入するツールやシステムは、自社に合っているものか考えていかなければなりません。すでに利用しているシステムがある場合は、既存システムと連携できるかも忘れずにチェックしておきましょう。

相性が悪いものを選んでしまうと、結果としてシステムを再導入しなければならない場合もあります。また、導入するツールやシステムを提供している業者の信頼度もチェックしておくことが大切です。

これまでの実績やサポートの充実度も調べた上で選定しましょう。

セキュリティ対策

経理業務では自社に関することだけではなく、取引先に関する重要な情報を取り扱うこともあります。そこで、セキュリティ対策も重視していかなければなりません。

いくら便利に使えるシステムやツールであったとしても、セキュリティ面で問題があるものは導入しないように注意しましょう。

また、自社で取り組めるセキュリティ対策については、積極的に実践することをおすすめします。

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いかがだったでしょうか。経理業務の効率化を検討している方のため、なぜなかなか効率化できないのか、どのように取り組んでいけば良いのかなどを紹介しました。

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