出張時のタクシー代は経費として計上できる？

出張時のタクシー代は、会社に認められるケースに該当していれば、経費として計上することができます。
会社によっては、タクシー代を仕入税額控除の対象とすることもあるため、計上方法だけでなくインボイス制度についても学んでおくと安心です。

本記事では、以下のことがわかります。

• 出張時のタクシー代は経費として処理できるのか？
• 出張時にタクシーの利用が認められるケース
• タクシー代を経費として計上するときの勘定科目
• 出張時のタクシー代とインボイス制度の関係

従業員から「出張時のタクシー代は経費精算できるのか？」と相談され、返答に迷った経験のある方もいらっしゃるかもしれません。
電車やバスと異なり、会社からタクシーの利用を推奨される機会は少ないため、タクシー代が経費として認められるのかは気になるところです。

そこで本記事では、タクシー代を経費として計上できるケースを紹介します。
出張時のタクシー代に関わるインボイス制度も解説しますので、参考にしてください。

出張時のタクシー代は経費として処理できるのか？

出張をはじめ、業務で利用した際のタクシー代は、基本的に経費として処理できます。
しかし、タクシーの利用をどこまで業務の範囲内として認めるのか、最終的に判断するのは会社です。
そのため、タクシー代を経費として計上できるか迷ったときは、会社の出張旅費規定を確認するのがよいでしょう。

とはいえ、タクシーを使うことが業務上必要だと認められるシーンは、どの会社でもあまり変わりません。
次項では、タクシーの利用が会社に許可される可能性の高い、代表的なケースを解説します。

出張時にタクシーの利用が認められるケース

出張時にタクシーの利用が認められるのは、以下のような場面です。

出張時にタクシーの利用が認められるケース

• ケース①取引先に訪問するとき
• ケース②荷物の持ち運びが困難なとき
• ケース③電車やバスが遅延・運休しているとき

以下では、より具体的に紹介します。

ケース①取引先に訪問するとき

電車やバスで行くのが難しい場所にある取引先を訪問するときは、タクシーの利用を許可されることが多いようです。
なぜなら、徒歩で向かうと時間がかかるようなところや、電車やバスの本数が少ない地域では、タクシーを使ったほうが効率的だからです。

従業員からタクシーを利用した理由を聞いてもなお判断に迷うのであれば、上司に相談するとよいでしょう。

ケース②荷物の持ち運びが困難なとき

商談やプレゼンテーションなどに向かう際、大きな荷物や大量の資料を持って移動しなければならないときも、タクシーの利用が認められる傾向にあります。
タクシーであれば会社の前まで配車を依頼できるうえ、一人でも大荷物を運搬することが可能になるため、正当性が認められやすいわけです。

とはいえ、経理部門で「従業員がどれだけの荷物をタクシーで運んだのか」という背景を把握できていないこともありますよね。
タクシーの利用が妥当であったかどうか、従業員から提出された情報だけでは判断がつかないこともあるかもしれません。
その場合は、経費として処理する前に、タクシーの利用の許可が下りているかどうか、従業員本人や従業員が所属する部門の上長に確認しておくとよいでしょう。
あらかじめ従業員が直属の上司に相談して許可をもらっていれば、問題なく処理できます。

ケース③電車やバスが遅延・運休しているとき

電車やバスが遅延・運休しているときは、代わりの交通手段としてタクシーの利用を認めている会社もあります。
従業員から「電車やバスの遅延・運休が理由で、タクシーを利用した」と申し出があった際は、会社の規定に従って、経費として計上するか判断しましょう。

タクシー代を経費として計上するときの勘定科目

タクシー代を経費として計上する際は、旅費交通費か接待交際費のいずれかの勘定科目を使用します。
以下では、それぞれどのように使い分けるのかをお伝えしますので、ぜひお役立てください。

旅費交通費

原則、業務中に利用したタクシーの代金は、旅費交通費として計上します。
前項で紹介したような、取引先を訪問するときや業務上必要な荷物を持ち運ぶとき、電車・バスが使えないときの移動にかかったタクシー代も、すべて旅費交通費を用います。

接待交際費

取引先を接待することを目的としてタクシーを使ったのであれば、そのタクシー代の勘定科目は接待交際費として処理します。
具体的な例として、取引先のお客さまを接待する際に、移動に使ったタクシー代を自社が負担した場合が挙げられます。

ただし、接待交際費として計上できるのは、接待する側としてタクシーを利用したときのみです。
接待を受ける際に支払ったタクシー代は、旅費交通費として計上することになります。

タクシー代の勘定科目が旅費交通費と接待交際費、どちらになるかを判断するには、“接待を受ける側か、主催する側か”をチェックするようにしてください。

出張時のタクシー代とインボイス制度の関係

会社が従業員のタクシー代を経費として計上する際、タクシー代を仕入税額控除の対象とするには、原則、インボイス登録をしているタクシー会社を利用しなければなりません。
なぜなら、仕入税額控除を受けるためには、インボイス登録をしているタクシー会社が発行した領収書を、適格請求書として保存しておく必要があるからです。

ただし、条件を満たしている場合に限り、出張旅費特例が適用され、インボイス登録番号が記された領収書がなくても仕入税額控除を受けられます。
出張旅費特例が適用される条件は、“出張時のタクシー代が会社の認める範囲内の金額であり、従業員がタクシー代を立て替えていること”です。
会社で認められているタクシー代の金額の範囲は、会社の出張旅費規定によって定められているケースが多いため、あらかじめ目を通しておくとよいでしょう。

なお、出張旅費特例は、従業員がタクシー代を立て替えることが条件であり、タクシー代を法人名義のクレジットカードで支払った場合は適用されません。

従業員に適格請求書の提出を求める必要があるのか、それとも出張旅費特例が適用されるのかは、出張旅費規定やタクシー代の支払い方法によって変わります。
そのため、タクシー代を経費として計上する際は、上司に確認しておくのが賢明です。

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出張時のタクシー代は会社のルールを確認したうえで経費として処理しよう

今回は、出張先でタクシーを利用した場合の、タクシー代の扱いについて解説しました。

タクシーの利用が業務上必要なものであるときは、その費用を経費として計上できます。
その際、タクシーの利用目的によって勘定科目は変わります。

また、タクシー代を仕入税額控除の対象にする場合は、適格請求書が必要です。
出張旅費特例が適用されることもあるため、社内のルールを確認しながら処理すれば、間違いはないでしょう。

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