出張費とは？交通費や旅費交通費との違いと該当する費用

業務で出張を行う場合、それに関連した交通費が発生することになります。従業員から報告された経費は正しく精算しなければなりません。

しかし、『出張費についてよく分からない』と悩む経理部門の方も多いのではないでしょうか。

そこで、負担の大きい業務の一つである精算業務に関して調べている方のため、出張費の詳細や精算の流れなどについて紹介します。精算についてどのような課題があるのか知りたい、精算ミスを削減したいと考えている方は、ぜひご覧ください。

出張費とは

出張費とは、業務に必要な出張を行う際に発生する費用を指します。詳しくは後述しますが、宿泊費のほか、出張日当、出張中の交通費などが含まれます。

なお、出張をするにあたりかかった費用は、すべて出張費になるわけではありません。経理部門で認められるもの、認められないものを適切に処理することが重要です。

経理部門では、出張手当と旅費交通費をそれぞれ別に会計処理する必要があるため、手間がかかりますが、従業員にとっての手当であることから、ミスのないように対応が求められます。

交通費や旅費交通費との違い

出張費を正確に理解するためには、交通費や旅費交通費との違いを明確に把握することが必要です。それぞれ解説します。

交通費との違い

交通費とは、通常の業務の中で発生する移動に伴う費用のことです。

たとえば、会社から取引先に移動する際に利用した交通機関の運賃や駐車場料金などが該当します。ポイントは、従業員が普段の勤務地で業務を行う際に発生する移動費用である点です。

旅費交通費との違い

旅費交通費とは、通常の業務地域を離れて出張先に移動する際に発生する交通費を指します。もちろん、出張が終わって帰ってくる際の交通費も含まれます。

また、旅費交通費には、出張先で行う業務に関連した費用も含まれるのが特徴です。たとえば、出張先での宿泊費、レンタカー料金、コワーキングスペースの利用料なども業務上必要であれば旅費交通費に含まれます。

旅費交通費と出張費の違いは、会計処理上の区分とは異なります。出張費については出張関連によって発生した経費の総称のことであり、会計処理上の項目を「出張費」とはできません。

帳簿では、出張費ではなく『旅費交通費』として仕分けします。

出張費に該当する費用

出張費に該当するのは、大きく分けて宿泊費、出張日当、および出張中の交通費の3つです。

宿泊費

宿泊費は、出張先で宿泊したホテルの費用などが該当します。ただし、当然ながら「会社負担だからいくらでも良い」というわけではありません。会社によっては上限を定めていないところもありますが、宿泊先のホテルとして不適切な金額であった場合は認められないことがあります。

国内の場合、目安としては一般社員で8,000円から9,000円程度です。

なお、出張費のうち、宿泊費として認められるのはあくまで宿泊料金のみです。たとえば、ルームサービスや延長した際に発生する料金などは対象外です。

また、宿泊プランによっては夕食付きや朝食付きなどのプランもありますが、ホテルでの食事は業務と関わり合いがないことから、基本的に出張経費とは認められません。会社によっては宿泊費と食事代を分けて領収書を提出させる、あるいは食事付きプランを認めない場合もあります。

出張日当

出張日当は出張手当とも呼ばれるものであり、出張に関連する雑費の精算を目的とした項目です。会社によって出張日当の金額は大きく変わり、中にはこの項目を設けていないところもあります。

一般的には、一般社員で2,000円から3,000円程度が相場とされています。ただし、海外出張である場合は10,000円を超えるケースもあります。

出張中の交通費

出張中に支払った交通費のうち、業務に関連するものについては基本的に出張費に含まれます。一般的には実費請求の形を取っている会社がほとんどです。

たとえば、出張する際に利用した電車や新幹線、航空機などの費用が含まれます。なお、出発地点として自宅と会社のどちらを認めるかは、各社の規定により異なります。

場合によっては、出張中の移動手段として認められない交通費もあるため、従業員には確認を徹底させ、会社側も明確に規定を定めておくことが重要です。

それから、役員などではなく一般社員の場合、基本的に飛行機や新幹線を利用する際に席のグレードアップをすることは認められません。

出張費を精算する流れ

出張費の精算がどのような流れで行われるのかを確認しておきましょう。一般的な流れとしては、出張申請、仮払い手続き、精算書の承認、そして精算が挙げられます。

出張申請を行う

出張に行く従業員がはじめに行うのが、出張に行く旨を記載した申請書の提出です。申請書に記載する内容は会社によって異なるので、適切な内容を記入しなければなりません。

一般的には出張の日程や出張の目的、利用する予定の交通手段、費用の見通しなどの項目が設けられています。作成した書類は、上司や経理部門に申請する形です。

仮払い手続きを行う

会社によっては、出張費を仮払いという形で支払うところもあります。これは、出張中に必要になると思われる宿泊費や交通費、接待費などの金銭をあらかじめ支給するものです。

仮払いの金額は、事前に作成した申請書に基づいて決定されます。しかし、出張中の費用を事前に正確に見積もるのは難しい場合があります。

そのため、たとえば仮払いとして8万円の支給を受けていたものの、実際には12万円かかったようなケースでは、差額の4万円が出張後に支払われることになります。

なお、仮払いを行わず、総務部などが事前に交通費や宿泊費を手配し、精算を済ませるケースも見られます。

精算書を提出して承認を得る

出張した従業員は出張から帰ったあとに出張旅費明細書と出張旅費精算書を提出します。

出張旅費明細書とは、出張中に、何に対してどの程度の費用がかかったのか説明するための報告書のことです。

詳細を報告した上で領収書などを添付して提出します。

ただし、内容が不明確であったり、必要な領収書が添付されていなかったりする場合は承認されないことがあります。

仮払金の支給を受けている場合は、どの程度の差額が出ているのか報告しましょう。

出張中にかかる費用についてはあらかじめ申請書で報告しているわけなので、この金額よりも大幅に高くついてしまった場合は、その理由を説明しなければなりません。事後承諾では認められない場合もあるため、想定外の費用が発生した際には、速やかに会社へ報告・相談するようルール化しておくことが重要です。

出張費を精算する

精算書が承認されると、出張費の精算が行われます。従業員が立替え払いを行っていたものについては、従業員から提出された報告書や領収書に基づいて返金します。

また、仮払金として支給していた金額よりも実際にかかった金額が下回った場合は、従業員から差額分を返金してもらう形です。

出張費の精算における課題

出張費の精算に関して、さまざまな課題が出てくることがあります。ここでは、代表的な課題を3つ取り上げます。

立替えによる従業員への金銭的負担が大きい

出張にかかる費用を仮払いするか、従業員に立替えてもらうかは会社によって判断が異なります。このうち、従業員に立替えをお願いする場合は、従業員の金銭的負担が大きくなってしまうのが課題です。

あとから実費が支給されるといっても、一時的に自身の手から支払わなければならず、その負担の大きさから出張に抵抗やストレスを感じてしまう方もいるようです。

出張費の中でも、特に大きな割合を占めるのが交通費関連の項目です。飛行機や新幹線などを利用する場合、簡単に数万円単位の費用がかかることもあるでしょう。それに加えてホテルを手配した場合は宿泊費用も立替えなければなりません。

立替えが厳しくてもなかなか言い出せないこともあるので、可能であれば仮払いを検討してみると良いでしょう。

精算ルールが複雑で分かりにくい

会社で定めている精算ルールが曖昧である場合、従業員が十分に理解できず、困ってしまうことがあります。たとえば、出張費に上限が定められていることを知らず、全額負担されるものだと勘違いして出張に出かけてしまうようなケースです。

また、業務と関係ない部分の飲食については自己負担とすると会社で定めていたとしても、それを知らず精算時に発覚することもあるでしょう。社内ルールがあっても、それが従業員に理解されていなければ分かりやすいルールとはいえません。

従業員による不満やトラブルにもつながりやすいポイントです。

精算内容の確認に時間がかかる

出張費の精算を行う際には、ミスを防ぎ、確実に処理する必要があります。場合によっては、不適切な形で出張費の申請が行われていることもあるため、慎重な対応が必要です。

ただ、そのための確認には時間がかかってしまいます。不正を見抜くためには報告書や領収書を細かく確認する必要がありますが、対応できる担当者が不足しているなどの問題があると経理部門の不満にもつながるでしょう。

出張費の精算ミスを削減するポイント

出張費の精算ミスはできる限り避ける必要があります。ミス削減のポイントは以下の3つです。

精算ルールを明確にする

精算ルールが曖昧な場合、これを明確化することから始めましょう。従業員にとっても分かりやすい状態に整備しておけば、どこからどこまでをどのような形で申請できるのか出張に行く本人が判断しやすくなります。

精算ルールを明確化した後は、従業員に十分周知することが重要です。

経費精算システムを導入する

精算業務効率化のため経費精算システムの導入についても検討してみてはいかがでしょうか。人の手で行うとどうしても時間がかかってしまう各種申請書の作成、承認手続き、返金処理などを効率良く行えるようになります。

従業員の負担軽減にも寄与します。スマホからでも利用できるものを選んでおくと出張中の空き時間からでも申告書の作成ができるので、効率も良くなります。

また、経費精算システムは経理部門にとって非常に有用なツールです。手間がかかりやすい経費使用の承認や差し戻しの手続きも、システム上で効率的に行えるため、業務負担の軽減に寄与します。

法人カードを活用する

出張に行く従業員が法人カードで支払いを行うようにすれば、仮払金や立替え払いといった経費処理が不要になります。従業員にとっては、出張費用を自身で立替える必要がなくなるため、金銭面の負担を軽減できます。

法人カードは、部署ごと、または従業員ごとなどの形でカードの追加発行が可能です。そのため、限られたカードを複数人で使い回すこともなく、柔軟に対応できます。

また、支払いが一本化されることで、経理担当者の業務効率が向上する点も利点です。

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出張費に該当する項目についてよく理解が必要

いかがだったでしょうか。出張費とは何か、交通費や旅費交通費とは何が違うのかなどについて解説しました。また、精算の流れや課題についてもご理解いただけたかと思います。

出張中はさまざまな費用がかかることになるので経費の計算が複雑になりますが、適切に対応していくことが重要です。

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