交通費精算書とは？書き方のポイントと注意しなければならないこと

業務で移動を伴う場合、かかった交通費は経費として認められます。経費として会社に報告する際に使用されるのが『交通費精算書』です。

ただ「書き方がよくわからない」「領収書がないものはどうすれば良いの？」といった疑問を抱えている方もいるでしょう。

そこで、交通費精算書の概要や作成する際のポイントを解説します。この記事を読むことによって書き方や、受け取る側である経理が押さえておきたいポイントもわかるようになるので、ぜひご覧ください。

交通費精算書とは？

交通費精算書とは、外出または出張などによって発生した旅費交通費を後日精算するために使用される書類のことです。すべてが旅費交通費として認められるわけではなく、会社の規定に従い、適切な交通手段や区間を選択する必要があります。

提出された書類をもとに経理担当が問題ないか確認します。

目的

交通費精算書を作成する目的は、従業員が会社に対し、経費を請求するためです。外出や出張中に事業に関連した移動を行い交通費が発生しても、会社側はその詳細を把握することができません。

そこで、実際にかかった費用や内容を申告してもらい、経費として認められるか判断した上で精算を行うのが大きな目的です。

必要性

作成には手間がかかりますが、交通費精算書は健全な会社運営をしていくためにも欠かせないものといえるでしょう。労働基準法で交通費の支払い義務は定められていませんが、多くの会社では経費として計上を認めています。

交通費が経費として認められない場合、従業員が立て替えた業務関連の交通費が生活を圧迫する可能性があります。こういったことがないように、会社は交通費精算書で正しく交通費について理解し、経費として認めることになります。

また、交通費精算書は、従業員が必要のない移動をしていないか、選択した経路は適切かなどを判断するためにも欠かせないものです。経費として認められるといっても、不必要な移動を行った場合は不正な請求ともいえるので、従業員を指導しなければなりません。

交通費として支払ったことの証明になるため、将来的に税務調査が入った際に経費の実態を示すのにも役立ちます。

以上のような理由から、交通費精算書は重要な書類といえます。

必要事項

入れるべき内容は、大きく分けて以下の通りです。

【項目】

• 申請日：提出日ではなく、精算をする日
• 利用日付：実際に交通費が発生した日付
• 利用区間：電車の場合は乗った駅、降りた駅など、利用した区間
• 交通手段の種類：電車やバス、タクシーなどの種類
• 領収書またはレシート：交通費に関する領収書・レシートがある場合は合わせて提出
• 訪問先：訪問先と訪問の目的を記載
• 片道・往復：片道と往復のどちらで利用したのか記載
• 交通費の金額：経路ごとの金額と合計金額を記載

利用区間の記載方法は会社ごとに異なる場合があるため、事前に確認する必要があります。

たとえば、JRと営団地下鉄はそれぞれ別々に記載する必要がある場合もあります。

片道や往復の記載では、行きと帰りで異なる交通手段を選ぶ場合も考えられます。こういった場合は、それぞれの記載が必要です。

また、交通費の金額は、合計額だけでなく経路ごとの金額も記載する必要があります。経路ごとの金額が不明な場合は、インターネットで調べるのが良い方法です。

なお、交通機関の料金は基本的に税込みで設定されているため、別途消費税を計算する必要はありません。

交通費精算書の書き方

実際に交通費精算書はどのように書けば良いのでしょうか。利用するテンプレートによって内容は異なりますが、ここでは一般的なタクシー、バス・電車、社用車、自家用車の場合の書き方について解説します。

タクシー

タクシーを利用する場合は、ドライバーから領収書を受け取り、それを交通費精算書に添付して申請します。経理担当は受け取った領収書と交通費精算書の額が正しいか確認しなければなりません。

特に長距離移動した場合、タクシーは料金が高額になるため、場合によっては利用制限を設けることも考えましょう。たとえば、長距離移動する場合はタクシーではなく、電車を使うようにあらかじめ会社でルールを定めておくなどの対策が重要です。

交通費精算書に記入する際は、利用したタクシー会社名のほか、出発地、経由地・目的地を記載します。

バス・電車

バスや電車の場合も基本はタクシーと同様ではありますが、領収書が受け取れないケースもあります。しかし、領収書がない場合、不正の原因となる可能性があるため、申請書に詳細を記載して提出することが重要です。

なお、高速バスや新幹線であれば領収書が発行されるので、こちらのケースでは領収書の提出を必須とすると良いでしょう。

頻繁にバスや電車を使用する場合、いつどういった目的でどの程度のバス・電車代が発生したのかわかりにくくなってしまいます。そのため、交通費を請求する従業員は、これらの交通手段を利用するたびにメモを取ることが推奨されます。

社用車

社用車は基本的に業務に関連した目的で使用されるため、かかったガソリン代はすべて経費として精算できます。

社用車を利用する従業員はガソリン代の領収書を保管しておきます。

自家用車

自家用車の場合は社用車と異なり、プライベートの目的で使用されることもあります。そのため、ガソリン代全額を経費として認めてもらうことはできません。

基本的には、業務でどの程度走行したかを基準にガソリン代を精算します。

ガソリン代は頻繁に変動することもあり、車に乗ったタイミングで毎回金額を計算するのは大変なことです。そのため、多くの企業では、ガソリン1リットルあたりの目安金額を設定し、それに走行距離を掛けてガソリン代を算出しています。

交通費精算書を作成する際の注意点

業務で使用した交通費は、経費として計上することが可能です。交通費精算書を作成する際には、以下のポイントを確認しておきましょう。

精算ルールの確認

まず確認すべきなのは、精算ルールです。各々の従業員が独自のルールで作成して提出する形だと、確認する経理担当の負担が大きくなってしまいます。

そのため、どういった形で交通費精算書を作成するかについては、会社としてルールを定めておきましょう。基

本的に必要事項はすべて埋めてもらう形にします。空欄があるものは受理しないと会社としてルールで定めておけば、空欄があるために差し戻しになってしまうような手間も抑えられるでしょう。

定期区間の除外

よくある間違いとして、通勤定期と重複する部分の申請があります。

たとえば、業務でA駅～C駅に移動する場合、このうちA～Bの駅が定期区間に該当する場合は、すでに経費支払い済みとなります。この場合、通勤定期代に含まれないB〜C駅間の移動費用のみを経費として計上できます。

中には、定期区間内を除外しなければならないことを知らず、うっかり申請する従業員もいるので、注意しておきましょう。

こういった従業員がいる場合は、全体に再度周知するための取り組みも実践していく必要があります。

従業員それぞれ通勤定期として定められている範囲が異なるため、経理担当がすべてチェックしようと考えると、大変な手間になるのは避けられません。こういった経理担当の負担を抑えるためにも、あらかじめ定期区間は除外されるというルールに関してしっかりと従業員に周知しておきましょう。

適したルートの選択

業務に関連する移動であっても、どのようなルートを選択しても良いわけではありません。中には、不必要な遠回りを行い、最短ルートと比較して高い交通費を請求する従業員がいることも考えられます。

これを避けるためには、交通費として認められるのは目的地までの最短ルート・最低運賃のみであることを周知しておきましょう。

ただ、途中で電車が止まった、何らかの原因で取引先との待ち合わせに間に合わなくなってしまうなどの理由があり、最短ルート以外を選択することもあるはずです。その場合は、従業員に理由を説明してもらう必要があります。

交通費精算書のテンプレートを作成する場合は、特別な理由を記入できる欄を設けると良いでしょう。

領収書の添付

領収書は基本的に必要です。実際に使用したルートや交通費として支払った金額を証明するために使用されます。

電車やバスなど領収書が発行されない交通手段を利用した場合、どのように対応するかを会社側で明確に定めておくことが重要です。

領収書がないものは経費として認められないと勘違いしている従業員がいる可能性もあります。領収書がないものについては口頭での確認やメモによる申請を受け付けている会社も多いようです。従業員ごとに申請方法が異なると経理担当者の負担が増えるため、ルールの整備が必要です。

効率よくタクシーを配車したい方は、タクシー配車アプリ『S.RIDE』

S.RIDEであれば、お手持ちのスマートフォンでアプリを起動し、ワンスライドするだけで近くのタクシーがすぐ迎えに来てくれます。
迎車地点に選択した地点の位置情報をタクシードライバーに自動で送る仕組みなので、情報入力や位置調整の手間もかかりません。
東京都内を走るタクシーのうち、3台に1台がS.RIDEに対応しており、その利便性の高さから、都内最大級のタクシー配車アプリです。
キャッシュレスによる自動決済を利用すれば、スムーズに降車できます。

そのためお手持ちのクレジットカード情報を登録しておけば、支払い手続きの煩わしさから解放されます。
また、アプリから電子領収書も発行できるので、経費精算が必要なビジネスマンにとっても頼もしい味方として評判です。
タクシーを頻繁に使う方や、スムーズな移動を望む方は、ぜひS.RIDEをご利用ください。

タクシー配車アプリならS.RIDE

タクシーの法人利用をお考えの方は、『S.RIDE Biz』

S.RIDE Bizなら、これまで領収書を一枚ずつ集めて管理していた作業が、まるごと不要になります。
企業内でのタクシー利用を一括管理し、毎月の請求書で、まとめて支払うことができます。

また、タクシーの利用履歴もすべてデータとして残せるため、管理体制の強化にもつながります。
インボイス制度や電子帳簿保存法などの、複雑な法令にも対応しております。

S.RIDE Bizを利用するにあたって必要な料金は、月々のタクシー利用料とそれに応じた手数料のみです。
初期費用や月額基本料は0円ですので、必要なときに使ったぶんだけ支払う仕組みとなっています。
経費を抑えつつ、業務の効率化を図りたいとお考えの法人様は、ぜひ導入をご検討ください。

タクシーアプリの法人契約プラン S.RIDE Biz【エスライド ビズ】

会社としてルールを定めておくことが重要

いかがだったでしょうか。交通費精算書の概要や記載すべき内容、注意点などについて紹介しました。書類を作成する際のポイントについてもご理解いただけたかと思います。

会社として提出や記入に関するルールを作っておくと受理する経理担当の手間を抑えることが可能です。

タクシーを利用する場合は、法人契約に適したプランを選ぶことを検討してください。タクシー配車アプリS.RIDEが提供する法人契約プラン「S.RIDE Biz」では、経費精算・請求管理といった経理業務の効率化が可能です。

東京の広範なタクシーネットワークにより、タクシーをより呼びやすくなるため、ぜひご検討ください。